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MDS – L’archiviazione digitale dei documenti facilita il lavoro della tua azienda
MDS: Migliorare la gestione documentale per ridurre i costi operativi adottando soluzioni di archiviazione documentale e archiviazione sostitutiva. Avete mai pensato di considerare i costi della vostra gestione documentale?
Integrare i costi di gestione documentale nell’attività di controllo dei costi aziendali è diventato fondamentale per poter incidere su una loro netta riduzione. Una strategia globale di gestione dell’infrastruttura documentale (che comprende anche soluzioni di workflow, conservazione sostitutiva, archiviazione documentale e noleggio fotocopiatrici), permette di conseguire risultati economici, organizzativi e ambientali quali:
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Le 5 fasi chiave della gestione documentale
ANALIZZARE: AVERE CONSAPEVOLEZZA DEI DATI DI COSTO
Si parte da un’analisi dei vostri costi totali di gestione documentale e tecnologica, andando a calcolare il margine di risparmio (che di solito arriva fino al 30%).
Attività svolte: censimento periferiche hardware, rilevamento ed elaborazione dati amministrativi, mappatura flussi documentali cartacei ed elettronici, rilevazione dell’architettura tecnologica preesistente tra cui software e hardware e presentazione dei risultati.
PROGETTARE: IDEARE LA SOLUZIONE PIÙ IDONEA ALLA VOSTRA REALTÀ AZIENDALE
Viene condiviso con voi il progetto inerente alla nuova infrastruttura documentale.
L’obiettivo principale è quello di ottimizzare i processi documentali attraverso l’integrazione di soluzioni hardware e software, che consentono di ridurre i costi, velocizzare i processi e ridurre l’impatto ambientale.
Attività svolte: elaborazione e condivisione del progetto, calcolo cost saving, selezione di hardware e software all’avanguardia, disegno architettura tecnologica, definizione ambiente di test.
IMPLEMENTARE: SOLUZIONI PER TRASFORMARE
In questa fase si vanno ad implementare le soluzioni condivise insieme.
Attività svolte: razionalizzazione del parco periferiche e installazione di soluzioni tecnologiche all’avanguardia con caratteristiche di efficienza energetica, velocità e qualità di stampa, funzionalità di distribuzione documentale avanzate (archiviazione documentale e archiviazione sostitutiva, noleggio fotocopiatrici).
In questo modo il nostro team avvierà il processo di trasformazione seguito da test e collaudo tecnologico, l’attivazione dei servizi, l’installazione degli applicativi, performance test, migrazione e system integration.
GESTIRE: MONITORARE LA GESTIONE DELL’INTERA INFRASTRUTTURA DOCUMENTALE PER POTERLA GOVERNARE AL MEGLIO
Verranno redatti e forniti report dettagliati sulle performance raggiunte in base al livello di servizio accordato.
Il controllo viene effettuato, oltre che sull'intera gestione documentale, anche sulle modalità di utilizzo del parco stampanti da parte dei singoli utenti, apportando così modifiche correttive per tempo e garantendo l’efficienza dell’intero parco macchine.
Attività svolte: rilevazione e reporting dei dati di consumo e dello stato di funzionamento del sistema in tempo reale.
MIGLIORARE: I NUOVI PROCESSI AUMENTANO LA PRODUTTIVITÀ SVILUPPANDO EFFICIENZA TRAMITE SERVIZI ON SITE
La produttività viene incrementata grazie all’outsourcing delle attività di gestione, aumentando cosi l’efficienza dei vostri processi documentali, facendovi risparmiare tutti gli oneri che sarebbero a voi attribuiti. Le aree di intervento riguardano la sicurezza dei documenti e delle informazioni, la personalizzazione delle funzioni standard dei dispositivi di stampa e l’integrazione delle applicazioni inerenti l’archiviazione elettronica dei vostri documenti (attraverso l’archiviazione documentale e l’archiviazione sostitutiva). Attività svolte: Assistenza tecnica –Manutenzione -Approvvigionamento di consumabili.
